Todas las empresas necesitan elaborar sus presupuestos y proyecciones a uno o más años con la finalidad de realizar una gestión con una mirada financiera; sin embargo, aún muchas empresas en el Perú lo hacen de forma mecanizada, es decir, usando múltiples plantillas de Excel distribuidas por toda la organización y que alguien luego debe consolidar para obtener los resultados.
Este proceso que lleva semanas o incluso meses, no garantiza que esté libre de errores o que los usuarios de la empresa utilicen una plantilla que no era la correcta o la actualizada, originando varios valores de la verdad, en otras palabras, datos errados.
Adicionalmente, pocas empresas cuantifican los costos internos de realizar el presupuesto anual, pues invierten muchas horas/hombre de altos ejecutivos en el proceso, que siendo mecanizado, exige gran volumen de trabajo y de reprocesos operativos, dejando poco margen para añadirle valor y análisis a los resultados.

Finanzas automatizadas con EPM

Otra es la historia de las empresas que cuentan con soluciones EPM (Enterprise Performance Management). Se trata de un sistema integral, que aplica a todo tipo de empresa independiente de su rubro y tamaño. Ofrece procedimientos para medir el comportamiento financiero de una empresa, llevar el presupuesto de forma automatizada e integrada en una única base de datos (cubo multidimensional), proveyendo un único valor de la verdad para todas las áreas de la organización.
Este soporte sistematizado e integral optimiza la gestión del estado de resultados, flujo de caja, proyecciones a X años, entre otras funcionalidades propias del área financiera. Adicionalmente, permite realizar comparativos entre el presupuesto, lo ejecutado y las proyecciones.
Otro de los beneficios es que se pueden tomar acciones correctivas inmediatas sin necesidad del tiempo y costo que implica un sistema mecanizado como Excel.
Las gerencias de Administración & Finanzas deben dar los pasos hacia la transformación digital y llevar las finanzas a otro nivel. No hacerlo le podría restar competitividad a la organización.

Mayor eficiencia para la empresa

Dada la experiencia que tenemos en VMC Latam, podemos afirmar que las organizaciones invierten entre 3 a 4 meses en la realización de sus presupuestos cuando utilizan las plantillas de Excel, mientras que con soluciones de EPM ese tiempo se reduce a 2 meses. Estamos seguros que la inversión de implementar una solución de EPM en su organización, se recupera fácilmente por los costos ocultos, por la calidad y oportunidad de la información, así por la real gestión financiera que se logrará de la organización.

Proceso de implementación

El proceso de implementación de una solución de EPM puede durar entre 4 a 6 meses dependiendo de la complejidad del modelo de la empresa y de la profundidad que se le quiera dar a la plataforma.

Consta de 5 etapas:

1. Análisis: Entendemos del rubro al que pertenece la empresa, cómo funciona y cuál es el modelo de formulación de presupuesto y control de gestión.
2. Diseño: Diseñamos la solución y la exponemos como un maqueta al área encargada.
3. Construcción: Luego de la aprobación del diseño, entramos a la etapa de construcción del modelo en la herramienta.
4. Pruebas y capacitación: Cargamos datos de la empresa en el modelo y ponemos en práctica ejercicios para comprobar que el sistema cumpla con el análisis y el diseño solicitado.
5. Go live: Inicia la etapa del funcionamiento real de la herramienta y brindamos acompañamiento durante las primeras semanas. Adicionalmente, ofrecemos un servicio de soporte anual que es opcional.

Es importante mencionar que Oracle cuenta con soluciones EPM que son 100% Cloud, es decir, no se necesita invertir en servidores, hardware, personal especializado en TI, entre otros. Sólo se necesita la suscripción mensual de las licencias para contar con la plataforma disponible, siendo responsabilidad de Oracle la administración y garantizar la disponibilidad de la misma.
Finalmente, la solución de Oracle EPM, es muy amigable y es de fácil utilización por usuarios no-especialistas de TI.